Aujourd’hui, je vous partage une article issu du blog Innovation partagée, écrit par Mathieu Dupas.

« Les 7 fonctionnalités clés pour un bon système de management des idées

7 points-clés pour gérer efficacement les idées de ses collaborateurs

7 points-clés pour gérer efficacement les idées de ses collaborateurs

1. Recueillir les idées

Bien que basique de prime abord, cette fonction doit être accessible en termes de simplicité pour n’importe quel utilisateur.

L’idée doit ainsi pouvoir être déposée en moins de 3 clics. Dans l’idéal, les idées peuvent  être catégorisées selon des thématiques de travail définies par la direction et laisser également la possibilité aux utilisateurs de rajouter leurs propres mots clés. Ceci permettra de retrouver plus rapidement les idées par la suite.

2. Permettre un enrichissement des idées


Un simple ‘réceptacle’ des idées ne suffit pas. Un système informatique est certes plus efficace et pérenne qu’une boite à idées physique mais il doit également permettre  l’enrichissement des idées issues des échanges entre collaborateurs.

Un bon système de management des idées […] doit aller plus loin [qu’un brainstorming classique], en permettant à des utilisateurs éloignés physiquement (pays / fuseau horaire) de prendre part à la génération et [à l’]enrichissement des idées par leurs votes et commentaires.

3. Identifier les idées similaires et les doublons

Souvent, un collaborateur peut penser qu’il est le seul à avoir une idée d’amélioration ou d’innovation. En pratique, on s’aperçoit très souvent que plusieurs collaborateurs peuvent avoir des idées identiques. Ceci peut arriver dans un intervalle de temps rapproché mais l’on voit également des idées oubliées de tous ressurgir des années plus tard, après le départ de collaborateurs par exemple.

Il faut donc être en mesure d’identifier rapidement si une idée a déjà été soumise ou si une idée similaire pourrait s’y rattacher.

4. Evaluer les idées

Un point majeur ! Sauf si vous êtes une très petite organisation ou que vos collaborateurs ne soumettent que très peu d’idées,  il faut en effet être prêt à filtrer rapidement parmi une foule d’idée[s].

Imaginez : comment gérer 500, 1000, 10.000 idées de façon efficace, en utilisant le moins de ressources humaines ?

Il faut en effet savoir que même de grandes structures peuvent être débordées par l’adhésion des collaborateurs et la masse des idées soumises. Ainsi, lors de la 1ere année de lancement de sa démarche ID Clic, Orange s’est retrouvée submergée par une vague d’idées. Elle a ainsi du se réorganiser pour éviter les dérives sur les temps de traitement des idées, cause d’insatisfaction majeure des collaborateurs dans une démarche d’innovation Participative.

La solution : il faut pouvoir les revoir, les évaluer et les filtrer de façon logique et rationnelle.

Un outil de scoring doit donc être intégré afin de ne pas être noyé par la masse des idées remontées par les collaborateurs ou partenaires.

Cette fonctionnalité doit permettre de se constituer un portefeuille d’idées/ projet innovant, actualisé en temps réel.

5. Suivre les idées

Avoir des idées innovantes, c’est un bon début. Les mettre en œuvre et les suivre s’avère être plus difficile. Il est donc nécessaire d’avoir un outil pour surveiller attentivement cette phase et communiquer sur l’avancement des projets.

Ceci s’avère être un point clé pour la réussite de la démarche : si les collaborateurs ne voient pas leurs idées aboutir, ils vont perdre toute confiance dans la démarche et dans la direction. Il est ensuite très difficile de les convaincre  à nouveau du sérieux de la démarche.

6. Retrouver les idées de façon efficace

Imaginez : votre démarche a réussi, les idées affluent et 3 ans plus tard, vous souhaitez retrouver une idée qui, à l’époque avait un potentiel mais n’avait pas été sélectionnée. Comment faire pour la retrouver simplement parmi les 50.000 idées ?

Votre système de management des idées doit vous permettre de la retrouver par différent moyens : nom de l’auteur, thématique, mot clés entrés ou tout simplement par mots clés retrouvés grâce à un moteur de recherche interne indexant toutes les idées.

Idéalement, votre outil peut s’appuyer sur des technologies d’analyse sémantique pour identifier les idées similaires (cf point sur les doublons)

7. S’adapter à votre processus interne

Ne l’oublions pas : l’outil est au service de la démarche.

Il doit s’adapter à vos spécificités (organisation, ressources, secteur d’activité…) :

  • Qui pourra proposer des idées ? Qui pourra les filtrer ?
  • Qui sera en charge d’évaluer les idées ? Quel sera le processus utilisé ? Avec quels critères ?
  • Quelles seront les étapes de validation d’une idée jusqu’à sa mise en place ?
  • etc..

Voilà donc pour les 7 fonctionnalités-clés qui vont vous aider à gérer efficacement votre démarche d’innovation participative.

Plusieurs logiciels existent sur le marché (voir blog Innovation partagée) : analysez leurs fonctionnalités et leur ergonomie avant de vous décider.

Prenez le temps auparavant de réfléchir aux fonctionnalités phares dont vous aurez besoin : celles qui vous permettront un gain d’efficacité par rapport à votre démarche participative. »


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À propos de audreyjammes

Passionnée par le management de l'intelligence collective, je m'intéresse aux nouvelles façons de travailler et de vivre ensemble. Je m'initie à la communication non violente, à la psychologie positive... Je m'intéresse également aux pédagogies alternatives, à l'habitat partagé et bientôt à la permaculture... Enfin, j'aime jouer, lire, voyager et explorer...!

Une réponse "

  1. […] et laisser également la possibilité aux utilisateurs de rajouter leurs propres mots clés. Via audreyjammes.wordpress.com Share this: Intelligence […]

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